エクセルで業務を効率化するときに、何をどうすればいいのでしょうか。
答えは、入力の効率化にあります。
パソコンというのは便利な反面、自由度が高いので一つのことをするのにその方法はたくさんあります。
たとえば、表を作って一番左に番号をつけるときに1から100までの連番を振る方法は5つ以上あります。
みなさんはいくつ思いつきますか？
それに対して、自動車の運転などはやりたいことに対して、そのやり方も一つですよね。
たとえば、右に曲がるなら指示器を右に出す方法も一つだし、後ろに下がるならバックにギアを入れる方法も一つですね。
自由度が高いということは、つまりスキルの違いがアウトプットのパフォーマンスに大きく左右されるということです。
つまり、エクセルは業務で利用している時間が比較的長いソフトウェアであり、勤務表、請求書および営業報告などで利用している会社は多いと思います。
その使い方を少し替えるだけでも、1日5分の業務の短縮は簡単に行えます。
具体的に私が研修で説明するエクセル便利技による業務の効率化の一部を紹介いたします。
【入力技】
・キーボードですばやくデータ入力する方法
・複数セルに一括データ入力方法
・入力履歴で入力する方法
・オートフィルによる連続データ入力
・リストを利用したデータ入力
【便利技】
・表の端にすぐに移動する方法
・特定のセルに移動する方法
・シートを簡単に切り替える方法
・表全体を選択する方法
・見たい部分を固定する方法
・詳細をグループ化する方法

あくまで、入力技や便利技で業務を効率化する視点で選んでいるので、関数や見栄えを良くする方法などは含んでいません。
いつもしている操作が知っていると知らないだけで劇的に変化する方法のみを選んでいます。
エクセルのスキルが高い人は普通に身につけて、活用している方法がほとんどで、別段特殊な方法などは使いません。

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 業務を効率化する上で、フリーソフトの存在は必要不可欠です。
業務を効率化して、コスト削減を目指すので、導入するソフトが高ければ元も子もありません。
しかし、フリーソフトならコストゼロですぐに導入できます。
後で、詳しく紹介するソフトウェアもありますが、私がオススメするフリーソフトは以下になります。
　・Sleipnir（タブブラウザ）
　・MDIE（ファイラー）
　・QTclip（クリップボード）
　・WinShot（キャプチャ）
　・Lighｔ Write（メモ帳）
です。
これだけあればすごく便利にパソコンを操作することができます。
順番に説明していきます。
まずは、Sleipnirですがいわずと知れた、カスタマイズできるタブブラウザです。
インターネットエクスプローラを利用している人が多いと思いますが、Sleipnirのオススメポイントは
・マウスジェスチャ
・検索窓の使い勝手
・タブの使い勝手
が挙げられます。
一番はやはりマウスジェスチャが使いやすいということですね。
タブについては最新のIE８も対応していますが、マウスジェスチャは標準では対応していません。
別途、フリーソフトの導入が必要になります。
それに対して、Sleipnirは標準でマウスジェスチャが対応しているので、すぐに利用できます。
そして、マウスジェスチャに慣れてしまうと、非対応のブラウザは使いにくくてしかたありません。
あまりに快適すぎて、インターネットの時間が2倍に増えるぐらいです。
そのため、企業に導入するのは考え物です。
社員がネットばっかりしてしまうようになるかも。
特に便利なマウスジェスチャは
　・戻る（→）
　・進む（←）
　・閉じる（↓→）
　・新しいウィンドウ（↓）
これらは、すごく使います。
マウスジェスチャ以外にオススメ機能はたくさんあります。

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 無料で導入できるグループウェア「Gridy」の紹介です。
グループウェア自体は目新しくありませんが、中小企業の中にはまだ導入していないところも多いのではないでしょうか。
ご紹介するGridyは無料で利用できる流行のSaaSタイプのサービスとなります。

まず、無料というところから説明します。
グループウェア導入には、初期費用とアカウント数に比例した毎月のライセンス費用がかかるタイプがほとんどです。
社員数が100人規模の会社では、毎月５〜10万前後かかっているのではないでしょうか。
また、無料とうたっているソフトでも、初めの1ヶ月だけお試しで無料というのが多いです。
しかし、このGridyはずっと無料で、アカウント数も限定されていません。

次に、SaaS型でのサービス利用なので、自社でサーバーを用意したりメンテナンスする必要がないので、導入するのも短期間で行えます。

では、なぜこのGridyは無料かと言いますと、グリッド型のリソースシェアサービスをユーザーがホスト側に提供するからです。
つまり、SaaS型でアプリケーションを提供してもらうかわりに、クライアントパソコンの利用していないリソースをホスト側に一時的に提供します。
少し前に、宇宙に生物が存在するかどうかのシュミレーションをグリッドで、計算するソフトがありましたがそれと基本は同じです。

最近のパソコンは、スペックが過剰なので、つまり動画とかに標準で対応しているスペックなので、エクセルやワープロソフトを利用しているぐらいでは、CPUなどの使用率は低いままです。
その余っているリソースを数パーセント提供することで、ホスト側で無料のサービスを受けることが可能となっています。

無料でもソフト自体が使えないものであれば、意味がないのですが意外と高機能でグループウェアに必要な機能は網羅されています。
そして、モバイルにも対応しているのでこれから導入を検討している会社にはオススメです。

次の23の機能が使えます。
・マイページ
・スケジュール
・設備予約
・グループ
・プロジェクト管理
・トピック
・メール
・アドレス帳
・電話メモ
・メッセージ
・タイムカード
・ToDo
・ファイル
・メモパッド
・レポート提出
・議事録
・ワークフロー
・アラーム
・メンバー一覧
・資源管理
・備品管理
・グループマネージャー
・総合設定
・モバイル

そして、今後SFA、CRMなどの機能もリリースされるようです。
このソフトの導入支援も行っております。
お問い合わせください。

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 無料でITを活用するときに、なくてはならないものはフリーソフトです。
フリーソフトといえば、個人が利用するもので会社の業務で利用するイメージのない人も多いかもしれません。
しかし、フリーソフトには2つあって、一つは個人のプログラマなどが自分で開発したものを提供しているもの、もう一つはしっかりとした企業がオープンソースとして公開しているものです。
前者は、インターネット特有のダウンロードソフトやDVDなどの複製ソフトなどのイメージもあるかもしれませんが、非常に便利なソフトウェアもたくさん公開されています。
フリーソフトのデメリットは、個人が開発したものでは
　・サポートがない。
　・開発や更新が途中で終わることがある。
　・バグ対応が遅い
　・動作テストなど環境チェックが万全出ない。
　・インストールしてパソコンの調子が悪くなったりする。
などがあります。
しかし、メリットとしては
　・無料
　・機能が特化している
　・軽いものが多い。
　・かゆい所に手が届いている
などの、デメリットを上回るメリットがあります。
では、なぜそんな便利でよいソフトを無料で提供するのでしょうか。
それには、理由があります。
それは、開発者が自分で開発したソフトウェアを多くの人に利用してもらいたいというモノ作りの気持ちが高いことと、WEBというインフラを使うことによって、提供コスト（公開コスト）が非常に安価であるためです。
そして、ソフトウェアは情報なので、情報の特徴として、利用しても減らない、移動コストが安いなども大きな理由だと思います。

次に、しっかりとした企業や団体がフリーソフトを開発して提供する場合を書きます。
代表はGoogleの各種サービスでしょう。
Gmailなど個人ユースだけでなく、ビジネスユースでも十分利用することができます。
スケジュールやオフィスソフトを有料でパッケージ化したGoogleAppsというサービスもあります。
そして、Mozilla Firefoxのブラウザや、OSではLinux、オフィスではOpenOfficeなど無料のソフトを提供している団体はたくさんあります。
彼らのビジネスモデルは様々で、ソフトは無料だがサポートが有料だとか、当初は無料で配布してデファクトスタンダードになった段階で、有料化に切り替えたりなどです。
特に、ソフトウェアは使い方を習得するのにある程度の時間がかかるものは、乗り換えコストが高くなるので、なかなか他のソフトに切り替えることが難しくなります。

では、フリーソフトはどこで探すのがいいかといいますと、
　・ベクター
　・窓の社
で興味のある分野を探してみてはどうでしょうか。
このHPでも、随時便利なソフトをご紹介いたします。

 パワーポイントを業務で利用している人は多いと思います。
そこでの便利な使い方をご紹介します。
まず、
「クリップアート」を使い倒しましょう。
パワーポイントはプレゼンテーションソフトなので、図を多用します。
パソコンや人の絵は自分で作ることもできますが、クリップボードから適切なものを選ぶのが簡単です。
マイクロソフトのサイトから、ネットで公開されているものをダウンロードできます。
そこで、注意すべきなのは絵のスタイルを統一することです。
たとえば、人の絵でもいろいろなタッチの絵が公開されていますが、同じ資料に使うのならば同じスタイルを選ぶのがいいと思います。
スタイルは、絵の詳細をクリックすると数値が表示されているので、その数値で検索すると同じスタイルの絵が表示されます。
具体的には、
1.Googleでクリップアートを検索
2.検索結果の一番上に表示される、Microsoft Onlineをクリック
3.Microsoft Onlineでパソコンを検索する
4.検索結果の左から3番目の画像が気に入れば、チェックボックスにチェックを入れる
5.他に欲しい画像があれば繰り返す。
6.左のメニューにあるバスケットから一括ダウンロードを選択する。
7.パワーポイントに貼り付ける。
注）スタイルを見たい場合は、4で虫眼鏡のアイコンを選択する。画像によってはスタイルが設定されていないものもある。

クリップボードの次にオススメしたいのが、オブジェクトのコピーの仕方ですが。
たとえば矢印を書いて、コピーしたい場合、Ctrl+Cとしていませんか？
単純にコピーするとオブジェクトがスライドのどこにコピーされたか探す必要があります。
特に、スライドに複数のオブジェクトを使って図を描いているときはコピーした矢印を探すのが大変です。
そこでオススメなのが、コピーしたいオブジェクトを選択し、Ctrlキーを押しながらマウスでドラッグするとコピーすることができます。
同時に、Shiftキーを押すと水平や直角に移動することができます。
ちょっとしたことですが、知っているとパワーポイントで資料を作るのが少し楽になります。


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 パソコンを効率的に利用するためには、ショートカットの活用は外せません。
たいてい、パソコン操作はキーボードとマウスをいったりきたりして、操作するのでその移動するときの時間が短縮されます。
そして、マウス操作では複数の動作が必要なことが、キーボード操作では一度で済むことが良くあります。
たとえば、アプリケーションを終了するという操作を考えてみましょう。
マウスだと、
　１．メニューのファイルにマウスのカーソルを移動
　２．ファイルをクリック
　３．終了までカーソルを移動
　４．終了をクリック
　５．OKボタンまでカーソルを移動
　６．OKボタンを押す
とステップとしては何段階も踏まなければなりません。
特に、マウスの特徴としてはカーソルの移動とクリックと操作が2段階に別れることがあります。
しかし、キーボードのショートカットでは、
　・Altキー＋F4
で済みます。
この違いは積み重なっていくと大きいです。

よくショートカットの説明をするときに、1辺が1cmの正方形を例に出します。
正方形の向かい合った頂点から頂点に移動する時、辺に沿って移動すると
1cm+1cmで2cmの距離を移動しなければなりません。
しかし、対角線上に移動すると
ルート2で済むので、1.414cmで済みます。
これは、2cmと1.4cmの違いだけですが、1:0.7と70%の短縮化になります。

パソコンでのショートカットも同じようなもので、少しずつの短縮が積み重なって大きな効率化へと繋がります。
では、よく使うショートカットを紹介いたします。

【初級】
　・Ctrl＋C　コピー
　・Ctrl＋X　カット
　・Ctrl＋V　ペースト
　・Ctrl＋Z　一つ前の操作を取り消し
　・Ctrl＋S　保存
　・Ctrl＋A　全部選択
　・Ctrl＋W　閉じる

【中級】
　・Windows＋E　エクスプローラ
　・Windows＋L　画面のロック
　・Alt＋F4　アプリケーションの終了
　
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 前回のWindowsでよく使うショートカットに続いて、エクセルでのこれだけはおさえておきたいショートカットをご紹介します。

【基本】
コピーはペーストなどはWindowの基本編と同じです。
さらに、
　・Ctrl＋N　新規作成
　・Ctrl＋S　上書き保存
　・Ctrl＋P　印刷
などです。

エクセルでは、アクティブセルを効果的に移動させることは時間短縮に繋がります。
マウスでは、スクロールバーをスライドさせたり、マウスのホイールをスクロールさせることで、セルを移動したりすることが一般的です。
しかし、1000行を超えるシートなどや一画面に収まりきれない列をスクロールさせるのは、結構大変です。
特に、マウスは横スクロールには基本不向きですから、いちいち横スクロールバーまでマウスを移動させるのは非効率です。
最近の高価なマウスはホイールのチルト機能が付いているので、横スクロールができたりします。
そのようなマウスを買うだけでもだいぶ効率化できます。

ここではワークシートの移動に良く使うキーボード操作をご紹介します。
　・Ctrl＋↑　データ範囲の上に移動
　・Ctrl＋↓　データ範囲の下に移動
　・Ctrl＋→　データ範囲の右に移動
　・Ctrl＋←　データ範囲の左に移動
これは、データ範囲の端に一度に移動するので、便利です。
たとえば、一番右端に列を追加したいときには、
　・Ctrl＋→　で右端に移動することができますし、
データを追加入力したいときは、
　・Ctrl＋↓　で一番下に移動します。

この操作をShiftキーを押しながら行えば、その範囲を選択することもできます。
これは知っているとかなり便利です。
たとえば、1000行あるデータの、500行から下を削除したいときはどうしますか？
マウスで操作するならば、500行目まで移動して、501行をShiftを押しながらクリックして1000行目まで、ドラッグしながらスクロールして選択範囲を広げて削除ですね。
キーボードで操作するなら、500行目まで移動するところまでは同じです。
そして、501行目を選択して、
　・Ctrl＋下＋Shift　を押して1000行目まで一気に選択することができます。
そして、削除です。
この方法は、行数や列数が多くなるほど効果を発揮します。
普通は、500行を超えるデータなどあまり扱わないかもしれませんが、
エクセルでシュミレーションを行っていたときに、乱数の発生などを数万回行っていたときは、マウスでいちいちスクロールしてられないので、この方法が重宝しました。

ちなみに、Ctrlを押さずに、Shiftと矢印キーだけだと、一セルずつ選択範囲を広げたり、狭めたりすることができます。
こちらも覚えておいて損はありません。

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 去年流行ったマインドマップ活用することで、会議を効率化しませんか？
フリーのマインドマップもいくつか出ているので、無料で導入することもできます。
オススメはxMindというソフトです。
freemindというソフトも有名ですが、xmindの方がデザインや細部で使い勝手がいいと思います。
会議の効率化以外にも、下記にあるようにアイデアの整理、原稿のドラフト作成など様々な使い道があります。


マインドマップ
1. メリット
タグ： 笑い
1.1 MECEで作成できる
1.2 全体を俯瞰できる
1.3 後で順序を入れ替えやすい
1.4 簡単に図で表現できる
2. デメリット
タグ： 泣き
2.1 使い方を身につけなければならない
2.2 ソフトをインストールしなければならない
3. 特徴
タグ： 感嘆符
3.1 情報を整理整頓しやすい
3.2 速記しやすい
3.3 一覧性がある
3.4 可視化に有効
3.5 プレイバック効果が期待できる
4. 利用例
タグ： 電球
4.1 ブレストで利用
4.2 議事録作成
4.2.1 リアルタイム作成
4.2.2 議事を整理しながら会議することで建設的な意見を促進
4.2.3 課題や担当をその場で共通確認できる
4.3 ToDoの作成
4.4 プレゼンで利用
4.5 原稿の草案作り
4.6 アイデアの整理
4.7 サイトマップの作成
4.8 WBS作成
4.9 KJ法に利用
4.10 組織図の作成
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 皆さん、エクセルで2つのシートを同時に見ながら作業したいと思ったときありませんか？
エクセルは一つのブックの中に、複数のシートを持つことができます。
たとえば、新規でエクセルファイルを作成すれば、標準でSheet1、Sheet2、Sheet3と3つのシートがありますね。
作業をしていく中で、Sheet1とSheet2を同時に見て、値を比較したり転記し対することが結構あります。
いちいちSheetを切り替えるのはめんどくさいですし、非効率です。

これの解決法は2つあります。
１．片方のシートの該当部分をキャプチャし、画像として常に表示しておく。
→これは片方のシートの一部分のみ参照したいときはお手軽です。
２．片方のシートを別のブックに書き出し、ウィンドウの整列で左右に表示（上下でもよい）を行う。
→別のブックにすると、ウィンドウの整列で同時に画面に表示することができます。

2については単独の機能としては、知っている人も多いと思いますが、同じシートを一度別のブックに書き出すというのがポイントになります。

同じシートの中で、一部分を参照したいときは、ウィンドウ枠の固定や分割を使うのが便利ですね。
コレは基本の抑えるべきところです。

 みなさんはパソコンの画面は1つですか?
私は２つ利用しています。
特にノートパソコンの方は、外付けのモニターを一つつけるだけで、作業効率が大幅にアップします。
ノートパソコンはどうしてもモバイルなどの用途だと、画面サイズや解像度が小さくなりがちです。

画面というのは、机での事務作業にたとえると机の広さだと考えてください。
小さな机で作業をするときは、本やノートをその都度閉じたり、上に重ねたりしてすぐに見ることができないですよね。
モニターがもう一台あれば、常に一つの画面を表示したまま他の作業を並行してできるので非常に便利です。
今は外付けモニターでも1万円台であります。

私のオススメは、4万ほど出して、UXGAの1600×1200程度表示できるものが便利です。
XGA（1024×768）と比較すると表示領域は2.4倍になります。
つまり、もともとのノートパソコンがXGAだとすると、UXGAの外付けモニタをつけることで、一気に3.5倍程度表示エリアが拡大することになります。

一つ注意して欲しいのは、ノートパソコンの外部出力がUXGAに対応しているか確認してから、モニタを選んでください。

私が良く使う、モニタの並び方は
モニタ1→ノートパソコン、モニタ2→外付けモニタとしたら

・通常作業のとき
　モニタ１はいろんなアプリ、モニタ２はブラウザ
・ファイルを探しているとき
　モニタ１はいろんなアプリ、モニタ２はファイラー
・ワードやPDFでマニュアルを表示するとき
　モニタ２で見開き表示
・データを参照しながら作業するとき
　モニタ１は作業ファイル、モニタ2は参照ファイル

という感じで利用しています。